Módulo 13
Gestión documental
Archivo digital, flujos de aprobación y firma electrónica.
Qué es
Qué es y para qué sirve
El expediente digital de la institución: oficios, memorandos, resoluciones y contratos, con flujo de aprobación, firma electrónica y búsqueda por contenido. Deja de depender de quién recuerda dónde quedó el documento.
Para quién: Secretaría general, archivo y todas las direcciones de la institución.
Qué resuelve
- El oficio se firma en papel y su copia digital vive en el correo de alguien.
- Buscar una resolución de hace tres años toma una tarde entera.
- Nadie puede demostrar quién aprobó qué y cuándo.
Qué incluye
Capacidades del módulo
Digitalización y archivo
- Carga y digitalización masiva
- OCR y reconocimiento de texto
- Almacenamiento seguro
- Archivo permanente
Flujos de aprobación
- Rutas de revisión configurables
- Aprobación por niveles
- Plazos y recordatorios
- Devoluciones con observación
Firma electrónica
- Documentos con validez legal
- Firma individual y por lotes
- Verificación pública
- Sin impresión ni escaneo
Búsqueda y control
- Búsqueda por contenido y metadatos
- Control de versiones
- Trazabilidad completa
- Reportes de gestión
Ejemplo: conocer quién tiene un documento pendiente de aprobación
Qué gana la institución
Información organizada, instituciones más eficientes
Menos tiempo perdido
Encontrar un documento toma segundos.
Trazabilidad
Cada firma y cada cambio quedan registrados.
Menos papel
Procesos más limpios y más baratos.
Cumplimiento
Archivo ordenado para auditoría y control.
Siguiente paso
¿Quiere ver Gestión documental funcionando?
Agendamos una demostración con datos de ejemplo de su cantón y revisamos qué haría falta para ponerlo en marcha.